Bespaar snel en eenvoudig tijd en energie met deze tips die helpen om het internet voor je te laten werken. Werk efficiënter en effectiever.

Snel en eenvoudig scannen naar PDF

Genius ScanOndanks dat er al veel digitaal en online is te regelen komt het nog voor dat je bijvoorbeeld een document moet ondertekenen en terugsturen. Dat kan via de post of per fax, maar vaak mag je het getekende document ook als PDF per e-mail toesturen. Dan is het wel handig wanneer je altijd een scanner bij de hand hebt.

.

Gelukkig is je smartphone heel eenvoudig te gebruiken als PDF scanner. Met de app Genius scan wordt een iPhone, Android of Windows Phone een volwaardige scanner.

Bijsnijden van de fotoMet de app kun je een foto maken van het document waarna deze wordt uitgelijnd en bijgesneden tot een rechthoekig formaat. Om het document goed leesbaar te maken wordt het contrast automatisch aangepast zodat het document een witte achtergrond krijgt. In veel gevallen zal de software de randen van het document goed herkennen maar je kunt het nog handmatig aanpassen. Ook het contrast  is nog bij te stellen. Zo is het ook heel goed mogelijk om aantekeningen van een whiteboard of flip-over digitaal op te slaan.Wanneer je tevreden bent met het resultaat kun je het document als PDF versturen per e-mail. Maar je kunt het ook direct opslaan in je Google Drive, Dropbox of Evernote.

.

Afhankelijk van de smartphone kost de app €1 tot €3. Kijk voor meer informatie op de website van Genius Scan: http://www.thegrizzlylabs.com/genius-scan/

Bespaar tijd door digitaal te factureren

Gebruik je nog Word of Excel om een factuur of offerte te sturen? Dan is de kans groot dat je tijd kunt besparen door digitaal te factureren. En omdat 1 januari het beste moment is om over te stappen op nieuwe factuurnummers heb je nu nog een maand de tijd om te testen welk systeem je het best bevalt.

Ik heb een aantal online diensten getest (Moneybird, Digitale Factuur en Factuursturen) en zie dat ze allemaal de volgende functies aanbieden:

  • Eenvoudig de factuur lay-out aanpassen.
  • Makkelijk debiteuren en crediteuren invoeren in een adresboek.
  • Met een paar klikken een factuur of offerte maken.
  • Geautomatiseerd periodieke facturen versturen.
  • Factuur of offerte versturen als PDF per e-mail of de PDF zelf afdrukken om te kunnen versturen.
  • Goed overzicht van de uitstaande en betaalde facturen en je resultaat per maand, kwartaal of jaar.

Toch verschillen de aanbieders op de volgende punten:

.

MoneybirdMoneybird

  • Zeer uitgebreide BTW categorieën waardoor het voor een ondernemer die veel zaken doet met bedrijven binnen en buiten de EU veel eenvoudiger wordt om de BTW aangifte te doen.
  • Er zijn meerdere toegangsaccounts aan te maken waardoor een boekhouder of parttime administratie medewerker eenvoudig mee kan werken in de administratie.
  • Maandelijkse kosten: tot 3 facturen per maand gratis, basis functies €10 per maand, uitgebreide functies €25 per maand.

Digitale factuur

  • Project administratie (uren en kilometers).
  • Urenregistratie (via iPhone App of PC software).
  • Maandelijkse kosten: tot 3 facturen per maand gratis, basis functies €10 per maand, uitgebreide functies €25 per maand.

Factuursturen.nlFactuursturen.nl

  • Overzichtelijk grafisch dashboard van de inkomsten en uitgaven.
  • Koppeling met Google Drive, kopieën van de facturen worden automatisch gearchiveerd in Google Drive (of Dropbox).
  • Maandelijkse kosten: tot 3 facturen per maand gratis, vanaf de 3e factuur €0,40 per document met een maximum van €10 per maand.

Naast de diensten die ik heb getest zijn er ook nog Moneymedic (gratis met reclame, betalen bij gebruik iDeal), Yuki (volledige boekhouding, incl. jaarrekening). Bijna alle diensten bieden een gratis testaccount aan. Gebruik dus nog snel de laatste maand van 2012 om te onderzoeken of de diensten voor jou ook tijd en energie besparen.