Dropbox Business voorbeelden

Verschillen Dropbox Business en Dropbox Plus of Professional

Dropbox kent 4 verschillende versie. Het gratis basis account. Wens je meer ruimte dan kan je overstappen naar het Dropbox Plus account. Wens je als freelancer of ZZP’er meer zakelijke functies dan kan je voor Dropbox Professional  kiezen. En werk je als met meerdere personen in een team dan is Dropbox Business een optie. Maar wat is nu het grote verschil tussen Dropbox Plus/Professional en Dropbox Business? Hieronder vind je de belangrijkste Dropbox Business functies.

 

Teammappen

Een belangrijk verschil zijn de team folders. Dit zijn mappen die binnen de Dropbox Business accounts worden gedeeld. Een team folder hoort bij een groep en elke groep heeft leden. Zo is bijvoorbeeld de financiële administratie alleen zichtbaar voor een aantal medewerkers. Terwijl een map “projecten” wel voor alle medewerkers zichtbaar is. Door het gebruik van groepen zijn medewerkers eenvoudig toe te voegen of te verwijderen.

dropbox team folders

Centraal beheer

Dropbox Business heeft minimaal 3 gebruikers. Om de gebruikers te beheren maak je gebruik van de Admin Console. Daar maak je gebruikers aan. En bepaal je het beleid binnen de organisatie. Mogen bestanden gedeeld worden buiten de eigen organisatie? Is twee-staps-verificatie verplicht? Allemaal zaken die in te stellen zijn in de Admin Console.

De Admin Console heeft ook een Activity tabblad. Daarin is te zien wie toegang heeft gehad tot een bepaald document. Zeker met de nieuwe AVG regelgeving kan dit helpen met de verplichting dat aan te tonen is wie welke data bewerkt.

dropbox business admin console

Facturatie

De facturatie van Dropbox Business verloopt via een verzamelfactuur. Bij Dropbox Plus en Cropbox Professional ontvangt elke gebruiker nog een aparte factuur. Dat is met Dropbox Business opgelost.

Prijsverschil

Dropbox Business Standaard (€10 per maand) is per gebruiker iets duurder dan Dropbox Plus (€8,25 per maand) maar weer voordeliger dan Dropbox Professional (€16,58 per maand). Wel moeten er minimaal 3 gebruikers worden afgenomen.  Naast Dropbox Business Standaard bestaat er ook nog een Dropbox Business Advanced. Advanced kent een ongelimiteerde opslag. En nog meer veiligheidsfuncties.

dropbox-prijzen

Vragen?

Hulp nodig bij de selectie van een online dienst om documenten te delen? Stuur mij je vraag!

STEL JE VRAAG

Uurtje factuurtje? Eenvoudig tijd registeren!

Ook al ben je geen uurtje factuurtje ondernemer is het registreren van de tijd die je in je onderneming besteedt belangrijk. Zo kan je een belastingvoordeel ontvangen als je kan bewijzen dat je een ondernemer bent. Daarvoor moet je voor de Belastingdienst voldoen aan het urencriterium. Het criterium is op dit moment 1225 uur per jaar. De belastingdienst kan je vragen om dit te bewijzen. Daarvoor is een eenvoudig tijd registreren belangrijk. Na verschillende systemen getest te hebben gebruik ik nu Timi. Timi heeft namelijk het voordeel dat de klantnaam, projectnaam en de tijd oppikt uit de omschrijving die je intypt. En het heeft ook een koppeling met de boekhoudpakketten MoneyBird en Jortt. Dus als je wel uurtje-factuurtje werkt je met een paar muisklikken een factuur maakt.

Slimme functies

Automatisch aanvullen

Automatisch aanvullen van klantnaam, projectnaam en tijd werkt heel prettig bij Timi. Je kunt ook aliassen toevoegen zodat een naam van een medewerker ook gekoppeld wordt aan een project.

automatisch aanvullen voor eenvoudig tijd registreren

Budget

Werk je met budgetten in een project? Geen probleem. Je kunt een budget instellen en je ziet snel hoeveel er nog beschikbaar is binnen het project.

project budget uren

Herinneringen

Tijdregistratie wordt in de haast nog wel eens vergeten. Gelukkig kan je Timi zo instellen dat er aan het einde van een werkdag een reminder wordt gestuurd wanneer je nog geen tijd hebt geschreven.

herinnering uren registratie

Rapportages

Ook is het mogelijk om snel een rapportage te maken van een periode of van een project of klant. Daarnaast is in de rapportage een markering beschikbaar waarmee je kunt afvinken of een activiteit als is gefactureerd.

Export

Je kunt een rapportage exporteren naar PDF of Excel. Het is ook mogelijk om de geselecteerde uren door te sturen naar de boekhoudpakketten MoneyBird en Jortt. Daar wordt de invoer verwerkt in een factuur die eenvoudig verstuurd kan worden. Ikzelf gebruik Timi in combinatie met Moneybird en mijn ervaring is dat in minder dan een half uur mijn wekelijkse facturatie en administratie gedaan is.

 

rapportage vanuit Timi

 

Kosten

Timi kost €7 excl. btw per maand per gebruiker. Je kunt met meerdere gebruikers binnen een team samenwerken in Timi. De betaling verloopt via een creditcard of incasso machtiging.

Starten

Je kunt Timi 14 dagen uitproberen voordat je besluit of dit de juiste oplossing is. Registreren voor de proefperiode kan via : https://timiapp.com

Hulp nodig bij het invoeren van slimme systemen? Stuur mij je vraag!

STEL JE VRAAG

Dropbox wordt bij klein zakelijke ondernemingen veel gebruik. Maar je nu raakt je Dropbox vol en je krijgt de melding dat de maximale opslag is bereikt. Wat zijn nu de opties om verder gebruik te maken van Dropbox?