Berichten

email weer onder controle

email weer onder controle met saneboxZoek je een oplossing voor een volle inbox?

Ben je veel tijd kwijt met het sorteren van de e-mails in je inbox? Heb ik wel een antwoord gekregen op mijn e-mail? Niet urgente e-mails leiden je af? Zou je sommige e-mails willen parkeren voor 1 dag of 1 week?

Inbox plugin

Dan is SaneBox een oplossing. De slimme dienst kan e-mails classificeren op urgent en niet-urgent. Niet urgente e-mails staan apart in een mapje te wachten tot je tijd hebt om deze map te scannen. Belangrijke e-mails blijven in je inbox staan.

Dit kon je al bereiken door e-mails te filteren maar nu is deze handmatige instelling niet meer nodig. Sanebox leert zelf wat jij belangrijk vindt.

Je kunt ook eenvoudig reminders toevoegen. Zo krijg je een reminder van onbeantwoorde e-mails. Of je kunt e-mails “uitstellen” tot morgen of volgende week.

Het is een zelflerend systeem. Het heeft dus wat tijd nodig om te leren hoe jij graag je e-mails verwerkt.

Installatie

Sanebox werkt met alle e-mail systemen. Dus Gmail, Outlook, IMAP mailboxen. Het werkt alleen niet met POP mailboxen. Maar mocht je nog een POP mailbox gebruiken dan is het waarschijnlijk toch al hoogste tijd om naar een efficiënter systeem over te stappen!

Kosten

Je kunt al gebruik maken van het zelflerend systeem vanaf $7 per maand. De meest uitgebreide functies vind je in het abonnement van $36 per maand. De verschillen vind je hier: https://www.sanebox.com/pricing/

Ik adviseer je om eerst een proefperiode te starten. Daarmee heb je alle functies beschikbaar en kan je bepalen wat je wel en niet zult gebruiken in een betaald account. Wanneer je nu al een Gmail of Office365 account gebruikt is het activeren (en de-activeren) van Sanebox heel eenvoudig. Om een proefabonnement te starten klik je hier: https://www.sanebox.com/signup

Nieuwsgierig of SaneBox iets voor jou is? Bekijk de video. Vragen over slimme oplossingen? Stuur mij je vraag!

STEL JE VRAAG

 

Zoekopties_weergeven

Sneller e-mails terugvinden in Gmail (for work)

Je herkent vast wel het probleem waarbij je op zoek bent naar die ene e-mail waarvan je weet dat je hem hebt ontvangen maar in de grote hoeveelheid e-mails in je inbox niet meer terug kunt vinden.

.

e-mails terugvindenNaast dat Gmail een voordelige oplossing is voor zakelijk gebruik, heeft het ook een uitgebreide en snelle zoekfunctie. Allereerst is er het zoekvenster boven de lijst met e-mails. Wanneer je op het pijltje rechts klikt verschijnen er meerdere velden waarin je specifieke zoektermen kunt ingeven zoals: ontvangen vanaf, verzonden aan, bevat bijlage, enz.

.

Uitgebreid zoekvenster

Je kunt van de zoekopdracht ook direct een filter maken zodat je inkomende e-mail zonder extra handelingen direct kunt laten indelen. Zo worden bijvoorbeeld e-mails Van: “Naam Leverancier” voorzien van het label “inkoop” en als “belangrijk” gemarkeerd.

.

Ook is het mogelijk om nog specifieker te zoeken door zogenaamde “operators” te gebruiken. Een voorbeeld hiervan is de operator “OR” die te gebruiken is als: Van “Els” OR “Jan”. Het zoekresultaat geeft nu alle e-mails ontvangen van de persoon Els of Jan. Nog een handige operator is “is:unread” of “is:read” om alleen gelezen of ongelezen e-mails in het resultaat weer te geven.

.

Een volledig overzicht van alle operators die je kunt gebruiken voor sneller e-mails terugvinden vind je hier

.

Gebruik je nog geen Gmail? Je kunt je zakelijke domeinnaam laten overzetten naar G-Suite (voorheen Google Apps for work) zodat je naast Gmail ook gebruik kunt maken van Google agenda en Google documenten. Ik kan je snel en zonder onderbreking overzetten naar G-Suite. Hoe? Stel mij je vraag!

 

STEL JE VRAAG

 

Snel een paar eenvoudige verbeteringen en besparingen

.

Ik wil je een paar simpele tips geven die tijd en geld gaan besparen. Het werkt als volgt: plan deze week een of twee uur in en stel je jezelf de volgende vragen:

.

-Welke e-mails ontvang ik maar zijn helemaal niet interessant?

.

Je ontvang waarschijnlijk heel veel nieuwsbrieven van bedrijven waar je ooit iets bij hebt besteld. Ga eens door je inbox en stel bij een e-mail de vraag: Is deze informatie nog steeds in mijn voordeel? Is het antwoord: Nee. Meld je af. De afzender is verplicht om een afmeldknop in de e-mail aan te bieden. Is het antwoord: Soms. Filter deze e-mails dan naar een apart mapje in je inbox met de naam [nieuwsbrief] of [later lezen]. Zo blijft je inbox zich alleen vullen met e-mail die jouw aandacht echt nodig hebben.

.

Heb je geen mogelijkheid om e-mails te filteren? Overweeg dan eens een overstap naar Gmail for business (onderdeel van Google Apps for business) of Office 365.

.

-Kost het factureren in Word of Excel mij te veel tijd?

.

Veel starters zijn begonnen met het sturen van facturen in Word of Excel. Want de software was toch al aanwezig en je kon er zelf je factuur in opmaken. Maar wanneer je succesvoller wordt stuur je meer facturen, koop je meer diensten of materialen in en kost de btw aangifte je steeds meer tijd. Overweeg eens een online facturatieprogramma. Het zorgt ervoor dat het maken van facturen heel simpel wordt. Je krijgt een helder overzicht van de opstaande facturen. Ook het maken van offertes is heel eenvoudig. Bij acceptatie is de offerte ook gelijk in een factuur om te zetten. En als je ook de inkoopfacturen gaat invoeren is de btw aangifte alleen nog maar een kwestie van overnemen van de bedragen bij de juiste categorieën op de site van de belastingdienst.

.

Begin januari is de beste tijd om over te stappen omdat dit het begin is van een nieuw fiscaal jaar. Er zijn verschillende online aanbieders die allemaal een probeerversie aanbieden. Kijk eens op: MoneybirdFactuursturen.nlMoneymedic. Test er eens een paar en kijk welke het beste bij je past.

.

-Welke abonnementen heb ik nu echt nodig?

.

Neem ook even de tijd om een lijstje te maken van de abonnementen en verplichtingen die je bent aangegaan zoals mobiele telefoon, internet, tijdschriften of netwerkclubs. Leveren ze allemaal wel wat op zoals je verwacht had. Of zijn er betere of goedkopere alternatieven? Zoek eens de einddatum van het abonnement op en zet een paar weken voor het opzegtermijn een afspraak in je agenda om dan de afweging te maken of je doorgaat of voor iets anders kiest.

.

Als je nu alles in één keer aanpakt en in je agenda zet word je straks niet verrast door de automatische verlenging.

.